Ein systematisches Vorgehen in Public Affairs ist Plan-Do-Check-Act, kurz PDCA-Zyklus genannt. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen planen, die Pläne umsetzen, die Arbeiten überprüfen und anpassen. Der PDCA-Zyklus kommt aus der Qualitätsverbesserung und basiert auf dem Deming-Rad / Shewhart-Zyklus. Im Deutschen zirkulieren verschiedene Übersetzungen: Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln oder Planen – Entscheiden – Realisieren – Kontrollieren.
Plan
Eine gute Planung setzt Kapazitäten frei, weil die richtigen Ressourcen bereitstehen und sie ressourcenfressende Ad-Hoc-Hektik vermeidet. Der Zeitaufwand für die Planung am Anfang lohnt sich und ist die gute Basis eines Public Affairs Konzeptes. Zum Beispiel können Gegnerschaften antizipiert werden und die Stakeholder bereits eingebunden sein. So kann sich ein lang andauernder und zermürbender Kleinkrieg erübrigen.
Public Affairs ist ein Handwerk, das eine eigene Systematik hat. Diese Systematik kann gut in einem Public Affairs Konzept festgehalten werden, damit alle Beteiligten wissen, was auf sie zukommen wird und was sie zu tun haben werden. Das Public Affairs Konzept bringt Bindung, ein Commitment, aller Beteiligten.
Do
Die Umsetzung ist natürlich der Kern jedes Projekts, so auch für Public Affairs. Hier gilt es die geplanten Aktionen zu realisieren, also Allianzen aufzubauen, zu argumentieren und Entscheidungsträger zu überzeugen. Für die Realisierung der eigenen Anliegen braucht es die Unterstützung einer breiten Mehrheit. Diese ist – gerade in der Schweiz – nur in Allianzen zu finden, über politische Lager und Parteien hinweg, genauso wie über Sprach- und Kulturgrenzen. Wer gut vorbereitet ist (Plan), der oder die wird die Umsetzung meistern.
Check
Am Ende sollte die Auftraggeberin die Arbeit abschliessend überprüfen (Evaluation). Aber schon während der Umsetzung sind die Tätigkeiten zu kontrollieren. Ist beim Planen alles bedacht worden, oder sind neue Fakten und Stakeholder aufgetaucht? Wurden die Stakeholder richtig eingeschätzt, oder müssen Argumente und Botschaften angepasst werden? Die laufende Verbesserung der Instrumente steht hier im Zentrum. Zum Überprüfen muss Zeit und Ruhe eingeräumt werden.
Act
Die Erkenntnisse aus der Überprüfung (Check) werden umgesetzt, zum Beispiel ein Argumentarium erweitert, die Botschaften für die Zielgruppen geschärft, oder ein weiterer Stakeholder hinzugezogen.
Dann kann weiter gemacht werden, und ein Public Affairs Konzept erfolgreich zu Ende werden.
